Поняття про документ і культуру діловодства
Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людини.
Документ - це будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.
Документ має правове і господарське значення, може бути письмовим доказом, джерелом відомостей довідкового характеру.
Документи відтворюють факти діяльності установи, підприємства. Управлінській документ містить інформацію, що виникла і використовувалася в галузі управління.
Таким чином, документ - це носій інформації.
Документ повинен:
- видаватися повноважним органом-особою відповідно компетенції;
- не суперечити законодавству;
- бути відредагований і оформлений;
- складений за встановленою формою;
- бути достовірним, базуватися на фактах.
Діловодство - це діяльність, яка охоплює документування і організацію роботи з док-ми в процесі здійснення управлінських функцій. Діловодство є важливою складовою частиною роботи кожної організації. У процесі діловодства беруть участь всі працівники апарату управління: створюють їх, забезпечують передачу, інші керуються ними
Риси ділового стиля
Це стиль, який задовольняє потреби суспільства у документному оформленні ділових стосунків, офіційної сфери спілкування, різних актів державного, суспільного, політичного, економічного життя.
Риси:
- Стислість і уніфікованість. Забезпечується використанням кліше - усталених словесних форм, закріплених за певними ситуаціями.
- Розташування поданого матеріалу. Закріплення певного місця за окремими частинами матеріалу.
- Точність формулювань - гранична чіткість висловлюваної думки.
- Логічність і обґрунтованість викладу.
Писемне ділове мовлення, специфіка
Це мовлення, зафіксоване на папері. Характер писемного мовлення в першу чергу визначається відсутністю співрозмовника в момент висловлення думки. Одиницею п. м. є текст, який членується на абзаци, речення в яких перебувають в тісних смислових та граматичних зв'язках між собою.
Писемне ділове мовлення є вторинним відносно усного мовлення.
Писемне мовлення фіксується графічними знаками й сприймається зором. Графічні знаки - різноманітні: знаки алфавітів різних мов, цифри, умовні позначки, малюнки і графіки.
Писемне мовлення дає можливість зафіксувати висловлення, забезпечити збереження і відтворення мовлення у просторі і часі.
Писемне мовлення - монологічне.
В ділових паперах проявляється такі риси, як традиційність і консерватизм, а також правила побудови ділових паперів, правила вживання стійких словосполучень, …
У писемному мовленні особливо чітко проявлялися диференціація текстів за сферами спілкування. Деякі тексти існують лише в п. м. - накладні, розписки, квитанції…
Здатність бути відтвореним у живій звуковій формі. (Яке не завжди буває точною копією писемного тексту.)
Писемне ділове мовлення:
- Чітке дотримання прийнятих норм ділового спілкування (будова, набір реквізитів, правильне використання слів - рекомендуємо, наказую, доповідаю, гарантуємо, прошу, ухвалити…).
- Дотримання норм літературної мови, вживання зрозумілих, найбільш переконливих слів, уникнення русизмів.
- Відповідність мовних засобів їх стильовому призначенню (утримання розмовних, просторічних, діалектних слів).
- Логічність формування думки, чіткість і послідовність викладу, членування тексту відповідно до будови ділового паперу.
- Стислість вираження думки, строга відповідність слова його значенню, об'єктивність викладу фактів.