Характеризуючи соціальну організацію підприємства, її трактують то як сукупність соціальних груп, утворюючих єдину систему (цільові, професійні і соціально-психологічний групи), то як систему відносин, що виникають між людьми і соціальними групами, то як систему писаних і неписаних правил, що регулюють поведінку людей, чи як систему влади на підприємстві. Кожен підхід має право на існування, оскільки фіксує різні сторони одного й того ж явища.
В соціології і теорії управління виділяють дві підсистеми регуляції в рамках соціальної організації – формальну і неформальну. Вони спираються на дві досить різнорідні сукупності засобів і відносин з відповідними щодо них структурами. Кожна підсистема відрізняється специфічною природою і діє за власними законами. Вони постійно взаємодіють, доповнюючи одна одну і утворюючи єдину систему.
Формальна організація – кістяк адміністративної структури – являє собою систему узаконених безособових вимог і стандартів поведінки, формально заданих і жорстко закріплених ролевих інструкцій. Вона нагадує піраміду, горизонтальний зріз якої характеризує систему вимог функціонального поділу праці, а вертикальний (ієрархічний) – відносини влади і субординації. Формальна організація може бути описана у вигляді системи підрозділів, груп і робочих місць.
Робоче місце окремого працівника і окремого структурного підрозділу у формальній організації легко визначається позиціями, які вони займають у горизонтальному і вертикальному зрізах. У першому випадку така позиція називається функцією, а в іншому – статусом.
Оскільки мета формальної організації – здійснити управління людьми ефективним, а поведінку контрольованою і передбаченою, в її фундаменті лежить принцип максимального спрощення і стандартизації відносин. А це досягається формалізацією ролевих інструкцій, запровадженням безособових стандартів та норм, що регламентують ділову поведінку в організації.
Формальна структура утворює каркас відносин в організації, надає їй необхідну стійкість, дозволяє полегшити і раціоналізувати процес ціле-досягнення. Разом з цим вона породжує низку непереборних дисфункцій, тому служить для соціологів найрізноманітніших напрямків об’єктом критики.
Неформальна організація – друга підсистема. Вона базується на інших принципах і джерелах соціальної регуляції поведінки. Неформальна організація не є жорстко структурованою, вектор її спрямованості змінюється. При цьому її спрямованість може як посилювати і доповнювати зовнішній організаційний імпульс, так і протидіяти йому. Вона будується на основі особистих особливостей працівників, специфіки відносин, що складаються між ними. Тут відсутні жорстко закріплені безособові стандарти, що роблять організацію стійкою, навпаки, превалюють групові норми, а спонтанна взаємодія людей надає гнучкість організаційній поведінці.
Якщо формальна організація опирається на жорстку структуру відносин, що зафіксовані в ієрархії посадових функціональних позицій, то в неформальній подібна структура носить ситуаційний характер. Таким чином, формальна структура створює відносини між безособовими посадовими і професійними позиціями, а неформальна – відносини між живими людьми в процесі їх спільної діяльності.
Обидві форми організації існують на підприємстві, взаємодоповнюють одна одну, а інколи й протидіють. Необхідність в неформальній організації як елементі соціальної організації обумовлена рядом факторів:
- неможливістю стандартизувати всю сукупність відносин, що виникають на підприємстві з приводу трудової діяльності;
- неминучістю виникнення в організації непередбачених ситуацій, що вимагають нестандартних рішень;
- необхідністю відпрацьовування нових стандартів поведінки, які початково виникають саме в неформальній організації і лише згодом переносяться до формальної;
- неможливістю звести відносини між людьми тільки до вирішення ділових задач
Власне останнє дало спеціалістам підставу розділити неформальну організацію на два блоки:
- неформальна організація як тип неформальної організації, що виникла з приводу трудової діяльності,
- соціально-психологічна організація, що регулює поза-виробничі зв’язки людей.
Неформальна організація виступає своєрідним буфером між людиною і жорсткою формальною організацією, пом’якшуючи її жорсткий вплив на людей. Вона проявляє себе, головним чином, на рівні контактних колективів, малих груп і опирається на спонтанно сформовані тут між-особові норми, цінності, механізми згуртованості і лідерства, на випрацювані групою санкції за поведінку, що відхиляється від норми.