 |
Основные правила создания бизнес-письма с соблюдением норм и особенностей менталитета получателя |
Как писать бизнес-письма на английском?
В мире интернета встречают не по одёжке, а по переписке. Ваш еmail может как расположить к себе делового партнера, так и оставить неприятное впечатление, погубив все ваши старания наладить коммуникацию. О том, какие правила нужно знать при составлении делового письма, рассказывают специалисты компании AnyWay.
Кто и кому пишет бизнес-письма?
Возможно, вам понадобится написать бизнес-письмо на английском языке новому международному клиенту, коллеге из другой страны, профессору англоязычного университета при поступлении или во время учебы, англоговорящему боссу в качестве отчета по работе или подавая свою кандидатуру на трудоустройство в англоязычную компанию.
Каждая из этих ситуаций предполагает использование деловой лексики, отличающейся от той, к которой вы привыкли в неформальных ситуациях. Порой нам непросто сформулировать деловое предложение или ответить партнеру по бизнесу на родном языке. А необходимость составить письмо на английском языке усложняет ситуацию. Поэтому следует знать основные правила создания бизнес-письма, соблюдая принятые нормы и особенности менталитета получателя.
Правила создания хорошего делового письма
1. Указывайте тему письма
Тема – это первое, что увидит получатель. Она должна быть краткой и ёмкой, чтобы привлечь внимание и заявить, о чём пойдет речь в тексте письма:
- дата проведения собрания изменена;
- вопрос о конференции;
- предложение для презентации.
2. Обязательно используйте профессиональное приветствие
Всегда начинайте своё письмо дружественным, но сдержанным приветствием. Если вы забудете поздороваться, читатель заметит, что чего-то не хватает. Неформальное приветствие или его отсутствие получатель расценит как грубость и фамильярность.
- Hello, (имя)!
- Good morning / Good afternoon (имя)!
- Dear (имя).
3. Упрощайте
Старайтесь выражать суть коротко и ясно, особенно если вы пока не уверены в своих способностях. Главное – убедитесь, что включили в текст письма всю необходимую для получателя информацию.
- Избегайте длинных предложения, сложных конструкций;
- Не пишите сплошным текстом, делите на короткие абзацы;
- Используйте маркированные списки для привлечения внимания к важным деталям.
4. Добавьте подпись
Так же, как вы начинаете еmail приветствием, закончите его подписью. Благодаря этому краткому выражению вы будете выглядеть вежливым и дружелюбным в глазах получателя. Примеры деловой подписи:
- Sincerely;
- Thank you for your time;
- Warmly;
- Kind regards;
- I look forward to hearing from you.
5. Вычитывайте, поправьте, откорректируйте
Прежде чем нажать на кнопку «Отправить», внимательно перечитайте ваше письмо. Проверка правописания, грамматики и пунктуации не помешает, особенно если еmail предназначен для вашего работодателя, коллеги или преподавателя. Если вы не уверены в чем-то, прочитайте письмо вслух или попросите друга оценить текст свежим взглядом.
Табу в деловой переписке
Теперь, когда вы знаете, как надо писать деловые письма, мы расскажем о том, чего нельзя допускать в бизнес-переписке.
- Не начинайте с плохих новостей и негатива: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you that и т. п. Важно сохранять позитивный настрой в общении с партнёрами по бизнесу, иначе ваше следующее письмо рискует остаться непрочитанным.
- Не используйте сокращения: CU (увидимся), tkx/TX (спасибо), RUOK? (ты в порядке?), FYI (для сведения) и подобные. Эти милые фразы предназначены исключительно для неформальной переписки. Также не место в деловом письме для смайлов.
- Не забудьте предупредить получателя о прилагаемых файлах. Если вы не акцентируйте на этом, отправляя электронное письмо, то вложения с большой вероятностью останутся без внимания.
- Не пишите много и ни о чем. Длинные полотна текста отобьют всякий интерес у партнера и уж точно не поспособствуют эффективному сотрудничеству. Отправляя пространное послание, не ждите ответа, так как получатель может воспринять такой жест как неуважение и пренебрежение его временем.
Слова, фразы или формулировки в общении с деловыми партнерами могут серьёзно повлиять на ваше сотрудничество. Чтобы овладеть тонкостями бизнес-коммуникации, компания AnyWay предлагает посетить бизнес-курсы или отправиться за рубеж на языковые курсы для взрослых. Во время таких мероприятий вы не только усовершенствуете свои знания иностранного языка, но и узнаете все секреты эффективной и насыщенной деловой переписки.
Освіта.ua
18.04.2017
