Основні принципи службового етикету. Правила ведення телефонної розмови. Культура поведінки та службовий етикет державного службовця. Порядок привітань і звертань. Організаційні аспекти проведення зборів. Культура використання прапорів
За останні десятиріччя в усьому світі спостерігається підвищений інтерес до етикету. Нові перспективи його вивчення відкрилися завдяки застосуванню лінгвістичних і семіотичних процедур опису та аналізу комунікації та поведінки у людському суспільстві. Зацікавленість питаннями етикету значною мірою пояснюється й новим осмисленням феноменів спілкування та поведінки.
Жести, міміка, пози - те, що розповідає про людину, її настрої і думки без слів; мова, звернення до старших, ровесників, молодших під час зустрічі або прощанні; манера рухатись, їсти, носити одяг, прикрашати себе, відзначати сумні та радісні події; поведінка з рідними та гостями - усім цим видам самовиявлення людина намагається надавати не лише морального, а й естетичного характеру. Вживана в суспільстві естетична форма вияву моральності і психофізіологічної сутності людини одержала назву "етикету".
В ієрархічній системі цінностей культури та моралі формальні, легкодоступні безпосередньому сприйманню зовнішні атрибути поведінки і відносин займають не перші місця, але їх головне значення полягає в тому, щоб сприяти найбільш адекватному відображенню глибинних моральних почуттів людини, забезпечувати психологічний комфорт спілкування, викликати у відповідь доброзичливість і ввічливість. Ці форми дисциплінують людей, роблять їх шляхетнішими. Формальні вони лише в абстрактно-філософському розумінні - у реальному житті їх дефіцит вульгаризує та ускладнює наше існування.
За виразного дефіциту елементарної ввічливості та вихованості в нашому спілкуванні, звернення до аналізу етикету потрібне для того, щоб визначити, наскільки він важливий для ушляхетнення людських стосунків, створення справді культурного середовища Існування.
Етимологія слова "етикет" має декілька тлумачень. Загальновживаною є думка вітчизняної літератури про те, що слово "етикет" запозичено з французької мови від etiquette: "ярлик", "етикетка", "надпис".
Найоптимальнішим варіантом визначення, на наш погляд, є трактування етикету як сукупності правил поведінки, що торкаються зовнішнього вияву ставлення до людей (поведінки з оточуючими, форми спілкувань і привітань, поведінка у громадських місцях, манери та одяг), які історично склалися, властиві певному суспільству та мають національні особливості.
Основні принципи службового етикету
Службовий етикет - це загальноприйняті (або декларативно встановлені) правила соціальної поведінки у професійному спілкуванні в конкретній організації. Це система норм та атрибутів ділового етикету, притаманна конкретній організації: вимоги до естетизації внутрішнього середовища організації, стиль спілкування; стандарти спілкування, ведення справ з суб'єктами зовнішнього оточення організації; частка заходів щодо формування іміджу організації.
Службовий етикет має, з одного боку, забезпечувати нормативну регуляцію процесу спілкування нерівних за соціальним статусом партнерів шляхом вирівнювання їх позицій, але не в соціальному, а тільки в комунікативному плані. З іншого - зберігати і підтримувати певну "нерівність" партнерів, що мають різний службовий статус, для забезпечення належної субординації і дисципліни.
Керівники провідних організацій звертають особливу увагу на питання ділового спілкування. Відомий американський підприємець Дж. Рокфеллер, добре розуміючи значення спілкування для ділової діяльності, казав: "Вміння спілкуватися з людьми - такий же товар, як цукор або кава. Але воно є таким важливим, що я готовий платити за це вміння більше, ніж за будь-яких інший товар у цьому світі".
Однією з функцій службового етикету є зближення людей з різними соціальними статусами, поліпшення їх взаєморозуміння та взаємоповаги. Етикет сьогодні - це, насамперед, засіб спілкування, засіб регуляції взаємовідносин людей, які спілкуються. Можна навести таку аналогію; без знання норм та правил службового етикету організації людина схожа на водія, який опинився за кермом і виїхав на вулицю, не знаючи правил дорожнього руху.
Організаційна поведінка в сучасних умовах народжує нові ситуації спілкування, вносить нові етикетні вимоги. Запам'ятати їх всіх неможливо. Життя набагато складніше, аніж правила, і в ньому трапляються такі ситуації, які досить важко передбачити навіть у найповнішому зведенні правил етикету. Можливо, на сьогодні важливішим є не вивчити правила, а зрозуміти "дух", сутність та зміст етикету, тобто засвоїти основні принципи. Можна виокремити декілька таких принципів службового етикету, які є надзвичайно важливими для посадових осіб та працівників сільських, селищних рад та їх виконавчих комітетів.
Перший - це принцип гуманізму, людяності, який втілюється безпосередньо в моральних вимогах до культури взаємовідносин:
Ввічливість - форма взаємовідносин між людьми, сутність яких - доброзичливість, бажання добра іншій людині. Ввічливість має такі вияви, як уважне ставлення, готовність надати послуги іншій людині. Добре ставлення до людей - це головна основа моральності службового етикету сучасної організації.
Тактовність. У латинській мові слово "такт"" означало дотик, почуття. Це те чуття міри, яке підказує людині в певній конкретній ситуації передбачливо не зауважувати помилок і вад Іншої людини, не робити їй зауважень у присутності інших осіб, не ставити запитань, які ставлять співрозмовника в невигідне становище.
Скромність - уміння співвіднести самооцінку з думками людей, які нас оточують, не переоцінювати себе, не підкреслювати своєї значущості та не афішувати своїх переваг, вміти при цьому стримувати себе, Справжня скромність не має нічого спільного зі скутістю, закомплексованістю. Усе це - вияви комплексу сором'язливості, що виникають у разі недостатнього володіння навичками вільного культурного спілкування. Особа не знає, як розпочати розмову з іншими, про що говорити, боїться щось порушити або зробити не так, як треба.
Точність - вміння цінувати своє слово, виконувати те, що було обіцяно, своєчасно приходити, не запізнюватися.
Існують різні сторони або відтінки ввічливості;
Коректність - підкреслено офіційна, переважно службова й дещо сухувата, холодна ввічливість, особливе вміння стримувати себе в будь-яких обставинах, конфліктах.
Шанобливість, ґречність - ввічливість, яка підкреслює повагу до людини, виявляється у ставленні до літніх людей, зокрема до жінок похилого віку.
Люб'язність - прагнення бути приємним І корисним (виявляється в дріб'язкових послугах, уважності).
Делікатність - ввічливість у поєднанні з особливою м'якістю й глибоким розумінням внутрішнього стану та настрою інших людей.
Другий принцип службового етикету - доцільність дій. Сучасний службовий етикет передбачає, що все у спілкуванні має бути поміркованим та простим. Якщо ми не знаємо, як поводити себе в якійсь нестандартній для нас ситуації, то варто керуватись принципом доцільності і зручності. Хоча треба пам'ятати, що зручно повинно бути не тільки нам, а й людям, що нас оточують.
Реальне життя складне й багатогранне, і тому виникають ситуації, що не регулюються встановленими правилами І нормами. Сучасний етикет не догматичний, він передбачає можливість вибору. Відповідно до нових соціальних умов життя норми етикету можуть і повинні змінюватись.
Третій принцип службового етикету - це краса, або естетична привабливість поведінки.
Правила етикету визначаються вимогами естетики. їх логіка досить проста: "непристойно, тому що некрасиво".
Сучасний загальний етикет та службовий етикет державної установи зорієнтовані на єдність форми та змісту вчинків їх посадових осіб та працівників. Тому доброзичливе ставлення до людей має бути естетично оформлене, бо будь-який вишуканий і шляхетний за намірами вчинок може за формою виглядати непривабливо й безглуздо або й втратити свій благородний моральний зміст. Найбільше це виявляється в манерах, жестах,
МІМІЦІ.
Основним принципом поведінки з точки зору службового етикету можна вважати глибоку повагу до інтересів та почуттів інших співпрацівників, усіх громадян, які переступають не лише поріг сільської, селищної ради їх виконавчих комітетів, а й контактують у неформальній ситуації.
Правила ведення телефонної розмови
Багатогранність функцій державних службовців і досягнутий сьогодні рівень технічного устаткування їх робочого місця зумовлює різнорідність видів і форм спілкування на державній службі.
Більше ста років минуло відтоді, як американцеві шотландського походження А. Беллу видали патент на перший телефон. Сьогодні телефон - невід'ємний атрибут робочого місця службовця будь-якого рангу, засіб ділового зв'язку, завдяки якому багатократно підвищується оперативність розв'язання багатьох невідкладних питань і забезпечується безперервний двосторонній обмін інформацією незалежно від відстані, що розділяє співрозмовників.
Але телефоном необхідно вміти правильно користуватися. Це вміння приходить під час засвоєння правил етикету телефонних розмов. Незнання цих правил, невміння лаконічно, чітко і грамотно викладати свої думки завдає шкоди репутації працівника, призводить до значних втрат робочого часу (до 20-30%). Саме телефонні розмови стоять на першому місці в числі 15 основних причин втрат робочого часу.
Підраховано, що кожна ділова розмова триває в середньому від 3 до 5 хвилин, протягом дня керівник спілкується по телефону 20-30 разів, що становить декілька годин робочого часу. Причому він вступає у спілкування з десятками людей різної статі, віку, службового становища, темпераменту, характеру, виховання, і в кожному конкретному випадку етикет визначає відповідні правила спілкування. Розглянемо декілька типових ситуацій.
Ситуація 1: До Вас телефонують (вхідний дзвінок).
Етикет чітко визначає правила користування телефоном у цій службовій ситуації:
Культура поведінки та службовий етикет державного службовця:
Ситуація 2: Ви телефонуєте (вихідний дзвінок).
До телефонної розмови слід готуватися, чітко визначивши для себе: мету розмови, питання, які необхідно поставити; документи та матеріали, потрібні Вам для розмови.
Ще кілька порад, які спираються на вимоги етикету до спілкування телефоном:
Ось які початки фрази вважаються ознакою ввічливості:
В офіційному звертанні телефоном неприпустиме: "Петренка!" (без привітання, без "будь ласка" чи "прошу", без посади або імені та по батькові).
Культура поведінки та службовий етикет державного службовця
Існує низка ввічливих форм відмови:
Якщо Ви налаштовані на довгу телефонну розмову, перш ніж її розпочати, поцікавтесь, чи має Ваш співрозмовник достатньо часу, або домовтесь про зручніший час Якщо розмова триває надто довго, то доцільно перепитати "Чи є у Вас час для продовження розмови?"; неприпустимо називати себе особистим другом керівника, до кабінету якого телефонуєте через секретаря (навіть якщо це справді так). Це - серйозне порушення етикету. Сьогодні широко розповсюджені телефони з визначенням номера, але їх етичність ставиться під сумнів, тому що їх можна розглядати як втручання у приватне життя. Тому, користуючись таким телефоном, доцільно не називати ім'я чи прізвище того, хто дзвонить, поки він сам не відрекомендується.
Нові ситуації, що потребують регулювання, створює і користування "мобільним", або "стільниковим", телефоном. Не бажано користуватися ним під час засідань та нарад, навіть якщо Вам здається, що Ви розмовляєте тихо і нікому не заважаєте. Краще взагалі не брати з собою такого телефону на офіційні та урочисті заходи, концерти, вистави тощо. Якщо "мобільний", або "стільниковий", телефон нагадав про себе на вулиці (у коридорі установи), для продовження розмови відійдіть убік, розшукайте по можливості місце, де б Ви не заважали іншим.
Важливою слід вважати неприпустимість передавання під час спілкування телефоном інформації конфіденційного та закритого характеру.
Порядок привітань і звертань
В етикеті немає дрібниць, тому завжди слід прагнути до виявлення максимальної ввічливості. У спілкуванні людей велике значення мають привітання як зовнішні прояви поваги. Існують визначені правила етикету не тільки щодо форми привітань, але й умов, за яких найбільш доцільно застосовувати ту або іншу форму. Вербально (мовно) першим за етикетом вітає:
Невербально (немовно) за вимогами етикету ініціатива привітання належить:
Характер потиску руки також регламентується етикетом. Надто тривалий потиск може викликати в іншої людини відчуття незручності, особливо якщо цей інший - жінка. Занадто міцний атлетичний потиск також недоцільний. Млява рука під час потиску може свідчити про відсутність до Вас інтересу. Потиск двома руками може бути виправданий лише особливою близькістю стосунків або рівністю статусів осіб, інакше він може виявитись нетактовним. У холодну пору року чоловік під час вітання, зазвичай, знімає рукавичку.
Велике значення під час вітання має манера триматись:
Чоловік має встати, якщо він сидів, для привітання жінки або старшого (за віком, становищем, посадою). Якщо вітають тих, хто проходить повз, не вступаючи з ними в розмову, можна лише трохи піднятись
Керівник у кабінеті повинен встати і вийти із-за столу, щоб потиснути руку відвідувачеві; встати, коли до Вашого кабінету зайшов керівник. Цим Ви демонструєте професійну повагу. Сам керівник може не вставати, якщо до нього зайшов співпрацівник (співпрацівниця або його секретар). Існує думка, що в установі відвідувач не зобов'язаний стукати у двері службових кабінетів. На наш погляд, без стуку до службових кабінетів входити небажано. У службовій ситуації звертання повинно мати персоніфікований характер. Уживання Імен співпрацівників та підлеглих під час звертання - один з визнаних мотиваційних засобів службового етикету. Відсутність фамільярності виявляється в повазі до підлеглого звертанням до нього на "Ви".
В Україні в офіційних обставинах та в побутовому колі залежно від регіону вживають такі звертання: "пан", "пані", "панове", "панство", "добродій", "добродійка", "добродії". Наприклад: пане Президенте України, добродію сільський голово, панове депутати.
Новими етикетними ситуаціями для нашого часу слід вважати ті, що пов'язані з участю в багатьох політичних заходах священнослужителів світових релігій.
Наводимо звичайні форми звернень.
До духовних осіб Православних церков слід звертатись:
До патріарха:
До митрополита:
До архієпископа:
До епіскопа:
До священика парафії:
До духовних осіб Греко-католицької та Римо-католицької церков слід звертатись.
До Папи Римського:
До кардинала:
До архієпископа:
До священика парафії:
До духовних осіб іудаїзму слід звертатись:
До Головного рабина України:
До рабина міста:
До рабина синагоги:
До духовних осіб ісламу слід звертатись:
До муфтія:
До шейха:
До імам-хатида:
До мулли мечеті:
Важливим етикетним питанням можна вважати розміщення президії урочистих або поточних зборів, сесій та нарад за столом згідно з соціальним статусом присутніх. Найбільш оптимальною слід вважати схему розсаджування, коли керівник організації (К. О.) сидить по центру. Найбільш почесним вважається місце праворуч від керівника - там розміщується почесний гість (П. Г.), другим - ліворуч від нього (1).
Запрошених до президії зі схемою розсаджування ознайомлюють перед початком зборів, сесій, нарад, Інших організаційних заходів.
Організаційні аспекти проведення зборів
Важливим елементом діяльності сільського, селищного голови є проведення зборів. Організаційними заходами щодо їх проведення є такі. Збори планують заздалегідь. Визначають місце, час проведення та їх необхідне технічно-естетичне забезпечення. Необхідно передбачити:
Порядок денний зборів, або регламент, згідно з яким розглядають питання, може бути такий:
Питання на зборах, зазвичай, розглядають таким чином:
Приймають рішення:
Поширеною є практика розроблення на підготовчому етапі так званого "сценарію" проведення зборів, нарад, засідань.
Культура використання прапорів
Прапор є частиною знаково-символічної системи культури держави та організації і має значне символічне значення, зокрема для органів виконавчої влади та місцевого самоврядування.
До прапора, як до символу держави або організації, ставляться з повагою, з ним вшановують живих або віддають шану мертвим.
Державний прапор України, згідно з Постановою Верховної Ради України від 28 січня 3992 року №257, являє собою прямокутне полотнище, яке складається із двох рівних за шириною горизонтально розташованих смуг верхньої - синього кольору, нижньої - жовтого із співвідношенням ширини прапора до його довжини як 2 3. Державний прапор завжди чає зберігатися на почесному місці, його полотнище має бути чистим та старанно випрасуваним, довжина древка - гармонізувати із розмірами самого прапора Вивішуючи державні прапори на будинках сільської, селищної ради або на флагштоці над ними слід дотримуватись таких вимог:
У внутрішніх приміщеннях сільської, селищної ради прапор встановлюють заздалегідь до початку церемонії або його вносять до сесійної зали в урочистій обстановці. У цьому разі голова зібрання оголошує про те, що буде внесено Державний прапор України, після чого всі присутні встають, повертаються обличчям до урочистої процесії і супроводжують п поглядом поки прапор не буде встановлено у відведеному для нього місці. Потім усі сідають. Якщо на заході має бути багато прапорів, то спочатку вносять прапори організацій, які вишиковуються вздовж проходу, мовби створюючи почесну варту, перед якою проносять державний прапор.
Виносять прапори у зворотному порядку спочатку державний (інші в цей час підняті у знак привітання), потім – решту. Якщо всі прапори виносять одночасно, то першим несуть державний. Цей прапор завжди несуть тільки у вертикальному положенні. Лише на знак привітання Державного гімну України або Президента України його можна нахилити вперед під кутом 45°. Державним прапором віддають останню шану померлим, коли повз нього проїжджає похоронна процесія.
До храму тієї чи іншої конфесії прапори заносять лише після того, коли всі парафіяни зайняли свої місця Прапори розташовують вздовж головного проходу храму або під кутом 45° в напрямку до нього. Під час Служби Божої прапороносці стоять струнко, а решту часу - у положенні "вільно".
Під час жалоби прапор піднімають до самого верху, а потім приспускають на третину довжини флагштока. Перед тим як остаточно зняти прапор, його спочатку піднімають до верху флагштока, а потім вже спускають донизу. Скорботні прапори вивішують відразу ж після отримання звістки про сумні поди У день похорону прапори зранку мають бути дещо опущені, після завершення церемонії - підняті. Якщо повідомлення про сумну подію прийшло ввечері, скорботні прапори вивішують наступного ранку.
У християнських церквах східного та західного обрядів прапор з жалобою має розташовуватися ліворуч від вівтаря У приміщенні, де відбувається прощання з покійним, або у храмі під час його відспівування, державний прапор нахиляють над труною, а саме древко при цьому спирається на підлогу.
У знак привітання прапор нахиляють майже горизонтально Але при цьому він не має торкатися землі. Таким же чином роблять стоячи біля могили. Прапор перебуває в нахиленому положенні весь той час, поки триває ритуал прощання з померлим та опускання труни до могили. Під час похоронної процесії всі прапори несуть перед труною, а державний - за нею
Під час урочистої ходи державний прапор несуть обов'язково попереду за допомогою спеціальної опори лише у вертикальному положенні 3 двох боків стягу повинна бути почесна варта.
Існує міжнародний етикет прапора, якого також необхідно дотримуватися Державний прапор є символом держави Будь-яку неповагу, яку виявляють до державного прапора іноземної держави, розглядається як свідома образлива дія, спрямована на адресу цієї країни Існують держави, згідно з протоколом яких перевернутий прапор символізує стан війни. Прапор вивішують зі сходом сонця і спускають із його заходом.
Прапор піднімають до верху флагштока, при цьому прапор піднімають швидко, а спускають повільно. Якщо вивішуються прапори декількох держав, то державний прапор краши-організатора має бути розташований праворуч у шерензі стягів, а за їх непарної кількості – посередині. За одночасного вивішування прапорів декількох держав розмір прапорів і рівень їх має бути однаковим, жоден з прапорів у цьому разі не має здійматися над іншими.
За одночасного вивішування прапорів декількох іноземних держав найбільш поширеною практикою є розміщення їх за алфавітом назв цих Держав (за латинським алфавітом або за алфавітом мови країни, вивішують прапори). При перехрещенні двох прапорів почесним місцем вважається правий бік, якщо дивитися від прапорів. Неприпустимо вивішувати прапори іноземних держав на одному флагштоці - один над одним. Якщо державний прапор (прапори) втратив свій первинний вигляд або був якимось чином пошкоджений, він має бути знищений лише шляхом спалення.
Література
1. Конституція України, прийнята на 5 сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року. - Київ1. Вид-во, "Просвіта", 1996. - 42 с.
2. 18 липня 1963 року. Закон Української РСР "Про затвердження Цивільного кодексу Української РСР".
3. 2 липня 1968 року. Закон Української РСР "Про сільську Раду народних депутатів Української РСР".
4. 2 липня 1968 року. Закон Української РСР "Про селищну Раду народних депутатів Української РСР".
5. 15 липня 1971 року. Закон Української РСР "Про районну Раду народних депутатів Української РСР".
6. 15 липня 1971 року. Закон Української РСР "Про міську, районну в місті Раду народних депутатів Української РСР".
7. 31 жовтня 1980 року. Закон Української РСР "Про обласну Раду народних депутатів Української РСР".
8. 5 грудня 1990 року. Закон Української РСР "Про бюджетну систему Української РСР".
9. 7 грудня 1990 року. Закон Української РСР "Про місцеві Ради народних депутатів Української РСР та місцеве самоврядування".
10. 7 лютого 1991 року. Закон України "Про власність".
11. 25 червня 1991 року. Закон України "Про охорону навколишнього природного середовища".
12. 25 червня 1991 року. Закон України "Про систему оподаткування" (стара редакція).
13. 26 березня 1992 року. Закон України "Про місцеві ради народних депутатів та місцеве регіональне самоврядування".
14. З липня 1992 року. Закон України "Про плату за землю".
15. 26 жовтня 1992 року. Закон України "Про охорону атмосферного повітря".
Дата публикации: 29.03.2011