Реалізація функції управління через діловодство. Реферат

Поняття діловодства як функції управління. Значення діловодства у здійсненні процесу управління. Історія розвитку діловодства. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

Поняття діловодства як функції управління. Значення діловодства у здійсненні процесу управління

Функція у перекладі з латинської означає діяльність. Функція управління - вид діяльності, що заснований на розділі та кооперації управлінської праці та характеризується певною однорідністю, складністю, стабільністю впливу на об'єкт та суб'єкт управління. Функції, що виділяються за станом управління називають загальними.

Функції, що виділяються по сферах діяльності називають конкретними чи спеціальними. До конкретних належать інформаційне забезпечення управління. Інформаційне забезпечення управління складається з організації пошуку, збору, зберігання та передачі інформації з метою її використання у процесі рішення управлінських задач.

В організації інформаційного забезпечення центральна роль належить документуванню. Сукупність управлінських організацій з утворення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формуванню справ, підготовки документів до зберігання називається - діловодством.

Діловодство - від старовинного "виробництво справ" - процес прийняття рішень на підставі документів.

Задачі діловодства:

• забезпечення ефективного процесу управління;
• утворення документів;
• зберігання, забезпечення доступу до документів.

Діловодство включає такі поняття:

• Документування - запис за встановленими формами управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі.
• Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.
• Справа - сукупність документів чи документ, що відноситься до певного питання чи галузі діяльності організації.

Документ - інформація, що записана на любому матеріалі, що видана чи отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою, у любій організації для використання у своїй діяльності.

Історія розвитку діловодства

Діловодство у своєму розвитку пройшло декілька етапів:

І етап. Приказне діловодство (XV - ХVII ст.).

Особливості діловодства у цей період:

• Документи - у вигляді стовпців - текст на смугах паперу шириною 15-17 сантиметрів. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ має форму сувої.
• Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім - підготовка до докладу. Обговорення - приговори наказу. Складався документ - відповідь.
• Підпис д'яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу - та людина, що виконувала записи тексту.
• Документи систематизувалися за певними ознаками.
• Види документів - накази царя, приречення боярської думи, указні книги. Прикази слали один одному "пам'яті", формою звертання до державних установ були чолобитні.
• Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.
• З'являються особливі форми документів -книги: - для грошових операцій - прибутково-расходні; - для обліку пошлін - митницькі; - для обліку врожаю - умолотні та інше.
• В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.
• Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа - "голова", а частина під основним текстом - "іспод".
• Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не регулювалося законодавством. На землях правобережної України, що поступово входили до складу князівства Литовського застосовувалися актові книги (з XIII до кінця XVIII століття). Книги поділялися на: - секретні (кримінальні справи); - нотатні (дарчі, купчі, боргові, контрактні документи); - поточні (для скарг, свідчень, заяв). Цей період називають актове діловодство.

II етап. Колежське діловодство (з XVIII століття).

Характерні ознаки діловодства:

• Петро І у 1699 році вводить гербовий папір, а у 1700 році заміняються стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений "Генеральний регламент державної колега", де оформлена система документування та діловодства колегії - колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.
• Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату - настільний реєстр. Журнали А і В - для реєстрації вихідних документів, а С і Д - для реєстрації вхідних документів. В документах обов'язково проставлялася дата і номер.
• Закладені основи обліку та зберігання документів: "архів". Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Групування справ в архівах. Групування документів у справах за змістом, географічною ознакою.
• Документи, що оберталися листи, доношення, реляції, прохання, вимоги. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.
• Частина документів складається за генеральними формулярами.
• Найбільш важливі документи складалися секретарем. III етап. Виконавче діловодство. Характерні ознаки діловодства:

ІІІ етап. Сперанський Г. С. запропонував "Общее учреждение министерств" де була розроблена система ведення діловодства та звітності:

• Документи цього періоду: донос, рапорт, реляція, рескрипти, циркуляри.
• Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію.
• Порядок проходження документів по інстанціям в регламентується.
• Документи складні за змістом складаються із 3-х частин: - вступ із вкладенням справи; - обґрунтування із посилками на законодавство; - заключення із висновками, пропозиціями.
• Справи, що вирішуються поділяються на три категорії: - невідкладні; - термінові; - поточні.

ІV етап. Радянський період розвитку діловодства.

Характерні ознаки діловодства:

• Удосконалення систем діловодства, обліку, сформовані ЦСУ.
• Впровадження принципів наукової організації праці, у систему діловодства,
• Утворені системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.
• Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.
• Розроблена Державна система документаційного забезпечення управління. Рішення проблем управління документацією у сучасний період пройшло у розвинутих країнах два основних етапи. 1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях. 2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловиробництва з обробкою інформації на ЕОМ буде тривалим. В США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ поряд з машинним носієм.

Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення").

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікуються за такими ознаками:

• спосіб фіксації інформації;
• зміст;
• назва;
• вид;
• складність;
• місце складання;
• термін виконання;
• походженні;
• гласність;
• юридична сила;
• стадія виготовлення;
• термін зберігання;
• рід діяльності та інше.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні.

Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю; фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо; фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

• організаційно-розпорядчі;
• фінансово-розрахункові;
• постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління.

Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);
• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо). За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо. За видами документи поділяють:
• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;
• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця.

Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час.

Індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;
• складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі;
• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою "Терміново";
• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяються на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

• звичайні;
• для службового користування (ДСК);
• таємні;
• конфедиційні та інші.

За юридичною силою документи поділяються на справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами.

Своєю чергою, справжні документи бувають:

• чинні,
• нечинні.

Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;. фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;
• копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені.

Існують такі різновиди копій:

• відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір);
• витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена);
• дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу.

Дата публикации: 24.09.2011