Офисный менеджер

Офисный менеджер организует, координирует и руководит работой офиса.

Офис-менеджер работает на предприятиях, в учреждениях, офисах, ассоциациях, организациях различного типа и размера. В обязанности руководителя офиса входит организация и обеспечение эффективного функционирования офиса. Его задачи включают организацию деятельности офиса в сфере делопроизводства, внутреннего распорядка, выполнение постановлений и инструкций.

Офисный менеджер осуществляет контроль за перепиской компании и архивированием документов. Он отвечает за правильный и эффективный документооборот организации. Офис-менеджер планирует и контролирует доставку канцелярских принадлежностей, оргтехники и устройств.

Руководитель офиса планирует и контролирует расходы с точки зрения административной и офисной деятельности. Руководит работой подчиненных работников и сотрудничает с внешними учреждениями и подрядчиками.

Профессиональные обязанности

• обеспечение внутреннего документооборота и управление входящей и исходящей корреспонденцией;
• контроль за надлежащим хранением и архивированием документов;
• обеспечение бесперебойного функционирования оргтехники и устройств;
• организация встреч, конференций и командировок работников;
• подготовка инструкций и правил функционирования офиса;
• организация и контроль за работой подчиненных работников;
• внесение предложений по оценке работы, мотивационным выплатам и вознаграждениям подчиненным работникам;
• организация и контроль за своевременными поставками канцтоваров, рекламных материалов, оборудования и продуктовых товаров для нужд офиса;
• сотрудничество и заключение договоров с подрядчиками и субподрядчиками в рамках компетенции офис-менеджера;
• планирование и контроль затрат на управление офисом;
• организация рабочего места в соответствии с принципами охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты и охраны окружающей среды.

Офисный менеджер должен иметь среднее профессиональное образование экономического или административного направлении. Работодатели отдают предпочтение соискателям, которые имеют высшее образование в области управления, экономики, права. Желателен практический опыт по управлению работой офиса.

Некоторые работодатели требуют наличие образования в той области, которая соответствует профилю деятельности организации. Претендент на должность офисного менеджера должен уметь использовать в работе специализированные компьютерные программы и знать иностранный язык. Дополнительным преимуществом может быть наличие водительского удостоверения.

Офис-менеджер должен постоянно совершенствовать свои личные навыки и повышать свой профессиональный уровень в вопросах управления офисом и человеческими ресурсами.

По материалам: Освіта.ua
Дата публикации: 12.04.2020