Беседы о саморазвитии: искусство составления списков

Привет! Как преподаватель и ментор, я обучаю подростков способности сосредоточиться, чтобы лучше справиться с учебной нагрузкой и эффективно использовать время.

Это становится особенно важным в условиях подготовки к экзаменам и поступления в вузы.

В наших предыдущих беседах о саморазвитии говорилось об выявлении и преодолении потерь нашего столь драгоценного времени.

В этой беседе я предлагаю поразмышлять о чрезвычайно эффективном методе контроля собственного времени.

Сегодня все кажется важным.

Мы распыляемся между отвлечениями на гаджеты, работой, друзьями, семьей и ищем способы все организовать.

Поэтому первый способ контролировать свое время – составлять списки.

Список – это первый шаг, чтобы превратить невидимое в видимое.

Закон Міллера говорить, що наш мозок здатний утримувати в короткочасній пам'яті близько 7 елементів (плюс-мінус 2).

Не намагайтеся тримати всі завдання в голові, а записуйте їх на папері чи в застосунку смартфона. Це звільняє ваш мозок від необхідності запам'ятовувати всі справи, допомагає вам зосередитися на виконанні завдань, а не на їхньому запам'ятовуванні.

Заведіть один великий список справ, які вам треба зробити або ви б хотіли зробити. Постійно видаляйте з нього виконані завдання і додавайте нові.

Такий список є основою для вибору завдань на день.

Однак сам список справ не допомагає вам вирішити, що і в якій послідовності робити.

Ви дивитеся на свій список завдань. У вас більше справ, ніж ви можете зробити за один день. Як ви збираєтеся вирішувати, що робити сьогодні?

Ви можете звернутися до відомих способів розстановки пріоритетів

Матриця «Терміново-важливо»

Розділіть завдання на чотири блоки: «Зробити насамперед», «Запланувати», «Делегувати», «Не робити».

Метод Айві Лі

Ви обираєте рівно шість справ на завтра і завтра зосереджуєтеся виключно на цих шести справах.

Метод 1–3–5

Почніть свій день, думаючи, що ви можете виконати 1 велике завдання, 3 середні завдання і 5 маленьких завдань. Цей метод також може бути дуже гнучким, оскільки ви можете використовувати 1-2-3 завдання, якщо відчуваєте, що ваш час обмежений.

Правило 25–5

Запишіть 25 цілей або завдань, які ви хочете виконати цього тижня. Обведіть перші 5 у цьому списку і розставте пріоритети, за всяку ціну уникаючи решти 20.

Я маю на кожен день список трьох важливих справ, які хочу виконати. Вони пов'язані з роботою, але також і з моїм життям загалом. Щойно я їх виконую, я відчуваю задоволення.

Але ми забуваємо, що керування часом – це насамперед організація часу, а не тільки вибір завдань. Як пов'язати пріоритетні завдання з часом?

Рішення просте, у два кроки, але потребує зміни мислення.

Я використовував цей підхід багато років і знайшов його неймовірним.

Крок 1: визначте тривалість вашого робочого дня

Коли ви йдете за покупками, вам потрібно знати свій бюджет. Те ж саме і з плануванням робочого часу. Скільки часу ви можете витратити?

Наприклад, щоб легше зрозуміти:

Ви на роботі 8 годин.
У вас заплановані дві зустрічі/уроки по 1 годині.
Телефонні дзвінки та перерви займуть ще годину.
30 хвилин – на приготування напоїв і перерви на туалет.
30-хвилинна перерва на обід.
Це залишить вам 4 години на виконання роботи.

Крок 2: складіть список завдань, які потрібно зробити в позаробочий час

Визначте приблизний обсяг часу для кожного завдання (поступово ви будете знати цей час щораз точніше).

Почніть із завдань, які виконуються регулярно: приготування й приймання їжі, прибирання, відпочинок.

Після виконання кроків 1 та 2 ваш список завдань на день має відповідати наявному у вас часу.

Як треба підходити до своїх завдань?

Розташуйте завдання відповідно до вашого рівня енергії.

Виконуйте найважливіші завдання, коли ви в найкращій формі, бо ж рівень енергії падає протягом дня, як і складні завдання, які потрібно виконати раніше.

Виконуйте легкі завдання, коли протягом дня у вас є 10-15-хвилинні перерви.

Не додавайте завдання до списку дня

Це дійсно дуже-дуже важливо!

Щоразу, коли з'являється нове завдання, не додавайте його до свого списку на сьогодні. Ваш день уже заповнений. Перенесіть його у великий список справ.

Якщо начальник наполягає, щоб ви зробили це сьогодні, ввічливо скажіть, що у вас сьогодні немає часу. Пообіцяйте завершити це завтра.

Якщо завдання термінове, тоді ви можете зробити його сьогодні. Але ви маєте перенести завдання аналогічного розміру в список на завтра.

Це дає вам певну гнучкість. Вносьте будь-які зміни, які хочете, у міру просування дня.

Завжди дотримуйтеся балансу

Завдання = Доступний час.

Наявність списку завдань, який підходить вашому дню, дає змогу вам адаптуватися і зберігати гнучкість протягом дня. Ви більше не відчуваєте стресу, коли трапляється щось непередбачуване. Ви можете змінювати свої завдання. Це дає вам неоціненний контроль.

Списки в житті підлітка

Звичка складати списки дуже важлива для підлітків. Я працюю з підлітками як ментор і кожного з них я вчу складати списки.

Підлітки змушені балансувати між навчанням, додатковими заняттями, хобі та соціальними взаємодіями. Списки допомагають розподілити час і зосередитися на важливих завданнях.

Коли справи записані, мозку легше обробляти інформацію, і підліток менше турбується про те, що щось забуде.

Відзначаючи виконані завдання, підліток бачить свої досягнення, що мотивує його продовжувати працювати.

Підліток вчиться дотримуватися дедлайнів і брати на себе відповідальність за виконання завдань.

Бонус. Списки, які має вести кожна людина

Я фанат списків. У мене списки всюди. У зошитах, у телефоні, у ноутбуці, у гаманці.

Які списки я формую?

Список подій: щодня цілеспрямовано фіксую різноманітні події в моєму житті – згодом їх дуже цікаво читати.
Списки потокових завдань: якщо проаналізувати витрати годин, то багато часу йде на справи по дому та побуту, а цей список допомагає організувати їх найкращим чином.
Списки дзвінків, зустрічей, переміщень: ці списки мені необхідні для планування за моєю системою.
Список стандартних справ (прибирання, покупки, одяг, догляд за тваринами тощо): Для цих справ у мене існують норми виконання за часом і кількістю.
Список контенту, над яким мені потрібно працювати.
Список витрат: бюджет та контроль за витратами завжди дасть вам реальну картину щодо фінансів.
Список проблем: як кожна людина, я маю різноманітні проблеми, тож я створив ритуал споглядання цих проблем – коли я розмірковую над проблемами, то часто виникають корисні рішення.
Списки людей, з якими я спілкуюся протягом дня, тижня, місяця, року.
Список «Не робити»: це перелік справ, які в жодному разі не можна робити – не відволікатися, не дивитися безцільно, не їсти солодкого, не гаяти часу.
Список книг, які потрібно прочитати: цей список дуже вибірковий, бо книжок багато, а корисних книжок майже немає.

Ще можна додати купу різноманітних списків: бажань, фільмів, речей…

Раджу вам використовувати якнайбільше списків. Вони допоможуть спростити і полегшувати ваше життя.

Юрий Васильченко, предприниматель, преподаватель, автор книг по тайм-менеджменту и привычкам, ментор для подростков.

Більше інформації:

По материалам: Освіта.ua
Дата публикации: 11.11.2024