Osvita.ua Ин. языки Как писать бизнес-письма на английском?
Как писать бизнес-письма на английском?

Основные правила создания бизнес-письма с соблюдением норм и особенностей менталитета получателя

Как писать бизнес-письма на английском?

В мире интернета встречают не по одёжке, а по переписке. Ваш еmail может как расположить к себе делового партнера, так и оставить неприятное впечатление, погубив все ваши старания наладить коммуникацию. О том, какие правила нужно знать при составлении делового письма, рассказывают специалисты компании AnyWay.

Кто и кому пишет бизнес-письма?

Возможно, вам понадобится написать бизнес-письмо на английском языке новому международному клиенту, коллеге из другой страны, профессору англоязычного университета при поступлении или во время учебы, англоговорящему боссу в качестве отчета по работе или подавая свою кандидатуру на трудоустройство в англоязычную компанию.

Каждая из этих ситуаций предполагает использование деловой лексики, отличающейся от той, к которой вы привыкли в неформальных ситуациях. Порой нам непросто сформулировать деловое предложение или ответить партнеру по бизнесу на родном языке. А необходимость составить письмо на английском языке усложняет ситуацию. Поэтому следует знать основные правила создания бизнес-письма, соблюдая принятые нормы и особенности менталитета получателя.

Правила создания хорошего делового письма

1. Указывайте тему письма

Тема – это первое, что увидит получатель. Она должна быть краткой и ёмкой, чтобы привлечь внимание и заявить, о чём пойдет речь в тексте письма:

  • дата проведения собрания изменена;
  • вопрос о конференции;
  • предложение для презентации.

2. Обязательно используйте профессиональное приветствие

Всегда начинайте своё письмо дружественным, но сдержанным приветствием. Если вы забудете поздороваться, читатель заметит, что чего-то не хватает. Неформальное приветствие или его отсутствие получатель расценит как грубость и фамильярность.

  • Hello, (имя)!
  • Good morning / Good afternoon (имя)!
  • Dear (имя).

3. Упрощайте

Старайтесь выражать суть коротко и ясно, особенно если вы пока не уверены в своих способностях. Главное – убедитесь, что включили в текст письма всю необходимую для получателя информацию.

  • Избегайте длинных предложения, сложных конструкций;
  • Не пишите сплошным текстом, делите на короткие абзацы;
  • Используйте маркированные списки для привлечения внимания к важным деталям.

4. Добавьте подпись

Так же, как вы начинаете еmail приветствием, закончите его подписью. Благодаря этому краткому выражению вы будете выглядеть вежливым и дружелюбным в глазах получателя. Примеры деловой подписи:

  • Sincerely;
  • Thank you for your time;
  • Warmly;
  • Kind regards;
  • I look forward to hearing from you.

5. Вычитывайте, поправьте, откорректируйте

Прежде чем нажать на кнопку «Отправить», внимательно перечитайте ваше письмо. Проверка правописания, грамматики и пунктуации не помешает, особенно если еmail предназначен для вашего работодателя, коллеги или преподавателя. Если вы не уверены в чем-то, прочитайте письмо вслух или попросите друга оценить текст свежим взглядом.

Табу в деловой переписке

Теперь, когда вы знаете, как надо писать деловые письма, мы расскажем о том, чего нельзя допускать в бизнес-переписке.

  • Не начинайте с плохих новостей и негатива: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you that и т. п. Важно сохранять позитивный настрой в общении с партнёрами по бизнесу, иначе ваше следующее письмо рискует остаться непрочитанным.
  • Не используйте сокращения: CU (увидимся), tkx/TX (спасибо), RUOK? (ты в порядке?), FYI (для сведения) и подобные. Эти милые фразы предназначены исключительно для неформальной переписки. Также не место в деловом письме для смайлов.
  • Не забудьте предупредить получателя о прилагаемых файлах. Если вы не акцентируйте на этом, отправляя электронное письмо, то вложения с большой вероятностью останутся без внимания.
  • Не пишите много и ни о чем. Длинные полотна текста отобьют всякий интерес у партнера и уж точно не поспособствуют эффективному сотрудничеству. Отправляя пространное послание, не ждите ответа, так как получатель может воспринять такой жест как неуважение и пренебрежение его временем.

Слова, фразы или формулировки в общении с деловыми партнерами могут серьёзно повлиять на ваше сотрудничество. Чтобы овладеть тонкостями бизнес-коммуникации, компания AnyWay предлагает посетить бизнес-курсы или отправиться за рубеж на языковые курсы для взрослых. Во время таких мероприятий вы не только усовершенствуете свои знания иностранного языка, но и узнаете все секреты эффективной и насыщенной деловой переписки.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Освіта.ua
18.04.2017

Комментарии
Аватар
Осталось 2000 символов. «Правила» комментирования
Имя: Заполните, или авторизуйтесь
Код:
Код
Нет комментариев

Чтобы получать первым
все новости от «Osvita.ua»
в Facebook — нажмите «Нравится»

Освіта.ua

Спасибо,
не показывайте мне это!